Nieuwe bestuursleden verwelkomen: praktische tips & gratis opleidingen
Maandag 2 mei 2022
Omdat veel verenigingen in deze periode hun Algemene Ledenvergadering (ALV) houden, plaatsten we onlangs al een artikel met tips over het organiseren van een digitale ALV. Doorgaans wordt op datzelfde moment ook afscheid genomen van bestuurders en worden nieuwe bestuursleden geïnstalleerd. In dit artikel een aantal tips en gratis opleidingen voor nieuwe verenigingsbestuurders.
8 praktische tips bij het verwelkomen van nieuwe bestuursleden
- Laat een kandidaat-bestuurslid meelopen
Bij voorkeur maakt een bestuurslid tijdig bekend dat hij of zij gaat stoppen. Dit geeft tijd om een vervanger te zoeken, maar ook om deze mee te laten lopen. Door een beoogde secretaris al een tijdje aan de hand mee te nemen, kan deze wennen aan de organisatie, systemen en werkwijze. Deze kan dingen dan al doende leren aan de hand van een ‘ervaren meester’, en staat er niet direct alleen voor. - Zorg voor een goede overdracht
Het lijkt vanzelfsprekend, maar toch gaat het juist hier erg vaak mis. Vraag een vertrekkend bestuurder om te zorgen voor een overdrachtsdocument. Een overzicht waarin lopende zaken en afspraken zijn vastgelegd, een map (digitaal of fysiek) met relevante documenten en correspondentie, een lijst met contactpersonen, accounts en wachtwoorden, etc. Te vaak start een nieuw bestuurslid met frisse moed in de nieuwe functie, maar wordt hij/zij in de eerste periode geconfronteerd met gemaakte maar nergens vastgelegde afspraken, zoekgeraakte documenten, mails of wachtwoorden, etc. - Schakel een hulplijn in
Het nieuwe bestuurslid kan nog voor zijn aanstelling meelopen met de huidige (zie 1), maar aan de andere kant kan afgesproken worden dat de nieuwe penningmeester bij vragen zijn voorganger nog mag benaderen. Dit bijvoorbeeld bij vragen over het vorige boekjaar, eerder genomen besluiten of documenten die niet goed zijn overgedragen (zie 2). Alleen al het idee van een soort achtervang, kan zorgen voor een gevoel van rust en controle bij de nieuwe bestuurder. - Vergeet niet om bestuurswijzigingen door te geven aan de Kamer van Koophandel
Schrijf nieuwe bestuurders in bij de KvK en schrijf voormalig bestuursleden uit. Waarom? Afgetreden bestuurders die nog in het Handelsregister staan, kunnen namelijk nog altijd aansprakelijk gesteld worden voor eventuele schulden. Zowel voor (voormalig) bestuursleden als voor de vereniging is het daarom belangrijk om de gegevens in het Handelsregister up-to-date te houden. - Geef bestuurswijzigingen door aan de verenigingsadviseur
Voor de gemeente Stein is het belangrijk om te beschikken over de juiste contactgegevens. Heeft jullie vereniging een nieuwe voorzitter, secretaris of penningmeester? Geef het dan door aan verenigingsadviseur Frank van den Boomen via Frank.vandenBoomen@gemeentestein.nl - Schrijf je in voor de nieuwsbrief
Wil je als bestuurder automatisch op de hoogte gehouden worden van voor jou en je vereniging relevante zaken en ontwikkelingen? Schrijf je dan in voor de Nieuwsbrief Verenigingen. Laat je gegevens achter op www.gemeentestein.nl/nieuwsbrief-inwoners en vink het hokje ‘Verenigingen’ aan. Je ontvangt het laatste nieuws dan elke maand automatisch in je mailbox. - Maak gebruik van functionele mailboxen
Iets anders waarbij het vaak mis gaat, is de mailbox. Mails die naar de ‘vorige voorzitter’ gestuurd worden, mails die niet meer terug te vinden zijn, etc. Dit is eenvoudig op te lossen door zogenaamde ‘functionele mailboxen’. Dit zijn mailboxen die niet aan een persoon (bv ‘jan@’) gekoppeld zijn, maar de organisatie (bv ‘voorzitter@vereniging.nl’). Je kunt dergelijke adressen ook eenvoudig koppelen aan meerdere personen (bv ‘info@’ of ‘bestuur@’), of meerdere bestuurders toegang geven tot ditzelfde account (spreek in dat geval wel af wie de mails leest en beantwoordt!). Verder oogt dit niet alleen een stuk professioneler dan een persoonlijk adres (‘@hotmail.nl’), maar is dit bij bestuurswisselingen ook veel gemakkelijker overdraagbaar. Door je opvolger het wachtwoord te geven, heeft deze ineens beschikking over alle mailwisselingen, contacten, bijlagen, agenda, etc. Ook voor leden, leveranciers en partners verandert er niets, er is alleen iemand anders die hun mails leest en beantwoordt. - Pas je website aan
Een laatste, maar niet onbelangrijke tip is het aanpassen van bestuurswijzigingen en contactgegevens op je website. Helaas komt het nog regelmatig voor dat zelf tot een jaar later(!), nog altijd de naam en contactgegevens van de vorige secretaris op de website staan. Zorg dat dit op tijd wordt bijgewerkt en voorkom problemen.
Gratis opleidingen voor een beter verenigingsbestuur
Ben je zelf een kersvers bestuurslid, hebben jullie binnen de club te maken met meerdere bestuurswisselingen, of willen jullie het roer omgooien? Dan kun je daar wellicht wat professionele hulp bij gebruiken. Via Sport Services Stein kun je gebruikmaken van gratis ondersteuning op maat. Denk bijvoorbeeld aan de opleiding ‘Besturen met Impact’, waarmee je jezelf als verenigingsbestuurder ontwikkelt. Of ‘Besturen met een Visie’, waarbij jullie geholpen worden bij het ontwikkelen van een visie voor de club. Deze en andere services kun je aanvragen bij de verenigingsadviseur, via Frank.vandenBoomen@gemeentestein.nl.